KPI là một công cụ quen thuộc đối với các lĩnh vực kinh doanh, dự án, nhân sự, quản lý, marketing,… Trong những năm gần đây, KPI đang được các doanh nghiệp Việt áp dụng mạnh mẽ và phổ biến trong quá trình quản lý. Tuy nhiên đa số chưa thu được hiệu quả cao vì không phải ai cũng hiểu rõ về KPI. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu KPI là gì và cách xây dựng hệ thống KPI hiệu quả, cùng theo dõi nhé!
Contents
KPI là gì?
KPI là viết tắt của cụm từ tiếng anh Key Performance Indicator, đây được gọi là chỉ số hiệu suất. Là công cụ đánh giá, đo lường chất lượng và hiệu quả thông qua các số liệu cụ thể, chỉ tiêu định lượng. Nhằm phản ánh hiệu suất làm việc của một tổ chức, một bộ phận hay một cá nhân.
Nếu một công ty đặt ra mục tiêu thu được doanh số lớn, thì họ có thể đo lường KPI theo tốc độ tăng trưởng của việc bán hàng, lợi nhuận biên và chi phí vận hành. Nếu một doanh nghiệp muốn thu hút thêm được nhiều khách hàng tiềm năng bằng cách tạo ra thương hiệu uy tín họ có thể đo lường KPI về giá trị thương hiệu và nhận diện thương hiệu trên thị trường.
Ở bộ phận bán hàng của một công ty, KPI được thể hiện qua số liệu sản phẩm bán của từng nhân viên có đạt mức yêu cầu không. Những KPI này cho phép nhà quản trị có thể đánh giá chính xác năng lực làm việc của nhân viên đang đạt mức tiêu chuẩn kỳ vọng nào.
Các loại KPI chính hiện nay
Tại mỗi doanh nghiệp, tổ chức, công ty từ cấp thấp đến cấp cao đều có những hệ thống KPI quản lý khác nhau. Từ các phòng ban, bộ phân như sale, marketing, product đến mỗi cá nhân đều có những KPI riêng biệt. Tuy nhiên, tổng quan lại thì KPI thường chia làm 2 loại chính: KPI dược gắn với mục tiêu chiến lược và KPI gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật.
- KPI dược gắn với mục tiêu chiến lược: Với các mục tiêu mang tính chiến lược thường gắn với lợi nhuận, thị phần,… Tác động trực tiếp đến các hoạt động của doanh nghiệp.
- KPI gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật: Chiến thuật là cách áp dụng các phương pháp thực hiện sao cho đạt được mục tiêu đề ra.
Dựa vào nhiều tiêu chí khác nhau, mỗi lĩnh vực đều có KPI khác nhau. Ví dụ: KPI trong SEO.
Ưu điểm và nhược điểm của KPI
Cũng như các công cụ khác, chỉ số KPI cũng có những ưu điểm và nhược điểm nhất định mà các nhà quản trị cần phải biết.
Ưu điểm
- Chỉ số KPI giúp doanh nghiệp, tổ chức có thể đo lường được hiệu quả làm việc, sức tăng trưởng của công ty,… so với mục tiêu đã đề ra.
- Giúp quản lý hiệu suất làm việc của từng cá nhân, bộ phận, đội nhóm,… tốt hơn
- KPI là chỉ số có khả năng lượng hóa tốt bởi vậy kết quả đo lường thường có độ chính xác cao.
- Tăng cường sự liên kết giữa các cá nhân, bộ phận, phòng ban,… trong công ty với nhau.
- Đưa ra các chỉ tiêu cụ thể giúp đánh giá năng lực thực tế, tránh được những bất đồng, kiến nghị hay ý kiến chủ quan trong tổ chức. Tạo động lực để nhân viên phấn đấu hết mình, đặc biệt là các nhân viên giỏi.
Nhược điểm của KPI
- Để xây dựng được một hệ thống KPI đạt chất lượng tốt thì cần người lập KPI có trình độ chuyên môn. Nắm bắt và hiểu rõ KPI là gì từ đó mới có thể xây dựng chỉ số KPI chuẩn.
- Luôn phải cập nhật liên tục các số liệu để đo lường hiệu suất làm việc, có như vậy chỉ số KPI mới phát huy tác dụng trong thời gian dài.
- Có thể gây phản tác dụng nếu như sử dụng KPI không hợp lý
Xem thêm: ROI là gì?
Quy trình chung xây dựng KPI
Mỗi doanh nghiệp, cá nhân đều có những quy trình xây dựng KPI riêng biệt bởi chúng phụ thuộc vào mục đích sử dụng của từng đơn vị. Tuy nhiên, vẫn có những điểm chung nhất định để nhà quản trị dựa vào đó xây dựng hệ thống KPI phù hợp với đơn vị của mình như sau:
Xác định chủ thể xây dựng KPI
Chủ thể xây dựng KPI có thể là chủ doanh nghiệp, trưởng các phòng ban, quản lý,… Dù là ai thì chắc chắn người này phải có chuyên môn cao, nắm rõ được từng mục tiêu và nhiệm vụ của các tổ chức. Ngoài ra, để đảm bảo tính nhất quán, đạt hiệu quả tốt thì cũng cần nhận được sự góp ý từ phía các cá nhân, bộ phận liên quan.
Xác định cụ thể chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận
Khi xây dựng một hệ thống chỉ số KPI cần xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban, các cá nhân,…
Xác định chức danh và nhiệm vụ của từng chức danh
Cần mô tả rõ công việc cụ thể của từng cá nhân. Nêu rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng vị trí một cách rõ ràng và chi tiết nhất
Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu của KPIs
- Chỉ số của nhóm bộ phận: Xây dựng dựa trên cơ sở chức năng và nhiệm vụ của từng nhóm bộ phận, phòng ban riêng biệt
- Chỉ số cá nhân: Được xây dựng dựa trên các tiêu chí đánh giá của công cụ SMART
Chú ý cần xây dựng kỳ đánh giá cho từng chỉ tiêu cụ thể.
Xác định chính xác khung điểm cho kết quả
Mỗi chỉ số của từng phòng ban hay cá nhân sẽ có mức độ điểm khác nhau, phụ thuộc vào mức độ hoàn thành kế hoạch công việc
Đo lường – tổng kết – điều chỉnh
Dựa trên những khung điểm trên các nhà quản trị, trưởng bộ phận sẽ tổng kết lại cũng như đưa ra kết luận phù hợp với từng đối tượng. Từ đó, đưa ra những điều chỉnh trong công việc thích hợp hơn.
Ứng dụng công cụ SMART để xây dựng KPIs
Đôi khi việc xây dựng ra một KPI không hợp lý sẽ vô hình gây áp lực cho người lao động khiến cho năng suất công việc bị giảm sút. Vì vậy, để xác định đúng KPI cho doanh nghiệp thì cần xác định rõ mục đích. Mỗi chỉ số KPI cần phải được theo dõi chặt chẽ và gắn liền với từng mục tiêu cụ thể. Một công cụ để tạo nên KPI phù hợp đó là tiêu chí SMART gồm 5 yếu tố:
- S – Specific – Cụ thể
- M – Measurable – Có thể thống kê được
- A – Achievable – Có thể đạt được
- R – Realistics – Khả thi
- T – Time-bound – thời hạn chi tiết
SMART được xem là tiêu chí để đánh giá năng lực của cá nhân, bộ phận hay các phòng ban có thể đáp ứng được mục tiêu đề ra của nhà quản trị hay không. Sử dụng KPI phải đảm bảo tầm nhìn chiến lược của tổ chức phải nhất quán và đồng nhất với hệ thống quản lý chung.
KPI là một chỉ số quan trọng giúp đo lường mục tiêu chung của một tổ chức, doanh nghiệp. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng luôn thiết lập những chỉ số KPI hợp lý. Hiểu được KPI là gì và thể hiện hiệu quả qua thực tế sẽ giúp bạn kiểm soát được công việc kinh doanh của mình tốt hơn.
